Можно ли найти время на все? Практические советы по тайм-менеджменту

Современные мамы, как шивы с шестью руками, вынуждены справляться с неподъемным объемом задач. И поработать, и приготовить завтрак, обед и ужин, и отвезти детей на кружки, и продуктивно провести хотя бы немного времени с семьей. А еще желательно оставить время для себя и для личной жизни. Звучит как что-то невозможное, не так ли? Однако существуют техники, которые помогают сделать так, чтобы «глаза боятся, а руки делают». Мы попросили эксперта Анастасию Тахтарову поделиться самыми эффективными методами распределения времени.

«Съесть лягушку, потом 4–5 помидоров, нарезать слона на бифштексы или сделать дырки в сыре» — звучит как причудливый кулинарный рецепт? Вовсе нет! Это популярные техники тайм-менеджмента, которые помогают эффективно использовать свое время.

Тахтарова-Иванова Анастасия Григорьевна

Преподаватель Московского института психологии, магистр психологии, бизнес-тренер

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент (в переводе — «управление временем») — это набор техник и методов, которые помогают планировать и расставлять приоритеты.

Как однажды сказал английский философ Уильям Пенн: «Время — это то, чего мы хотим больше всего, и то, что мы хуже всего умеем использовать». Действительно, время словно песок утекает сквозь пальцы. Оно неудержимо, но мы можем научиться правильно организовывать его, чтобы повысить свою эффективность и достичь поставленных целей.

Если вы замечаете у себя такие паттерны поведения, как прокрастинация, неспособность сосредоточиться, постоянные опоздания, привычка делать все в последний момент и хаос в делах, вам точно стоит познакомиться с тайм-менеджментом поближе.

Разновидности техник тайм-менеджмента можно разделить на несколько групп.

1. Техники планирования. Они помогают структурировать день или неделю, создавая четкий план действий, чтобы избежать хаоса и непредсказуемости. Примеры: метод SMART для постановки целей, метод ABC, правило 1-3-5, техника GTD (Getting Things Done), метод «разрезания слона на бифштексы».
2. Техники распределения времени. Они направлены на оптимальное распределение времени между различными задачами. Примеры: метод Pomodoro (Помидора), техника блокирования времени (Time Blocking), метод 90/30, метод двух минут и создание временных рамок.
3. Техники приоритизации. Эти методы позволяют расставить приоритеты среди задач, чтобы сосредоточиться на наиболее важных и срочных и сократить время, затраченное на менее значимые дела. Примеры: матрица Эйзенхауэра, метод «Важно/Неважно».
4. Техники концентрации. Они помогают сохранять внимание, минимизировать отвлекающие факторы и уменьшить многозадачность, что улучшает качество выполнения работы. Примеры: метод единой задачи (Single-tasking), техника «съешь лягушку», метод швейцарского сыра.
5. Техники управления ресурсами. Эти методы помогают распределять задачи между членами команды, делегировать их и автоматизировать рутинные процессы. Примеры: метод 80/20 для концентрации на ключевых ресурсах и использование технологий автоматизации.

Давайте рассмотрим некоторые из этих техник подробнее.

SMART-цели

Первый шаг к успеху — это ясная цель. Как говорил американский писатель и мотивационный спикер Зиг Зиглар: «Человек без цели подобен судну без руля. Он лишь дрейфует, а не движется вперед…»

Методика SMART помогает превратить абстрактные планы в достижимые цели. Чтобы цель была SMART, она должна соответствовать важным критериям:

• S — Specific (конкретная);
• M — Measurable (измеримая);
• A — Achievable (достижимая);
• R — Relevant (значимая);
• T — Time bound (ограниченная во времени).

Правильная цель — это уже половина успеха в тайм-менеджменте. Как говорил Сесиль де Милль: «Тот, кто ставит перед собой четкие цели и непоколебимо пытается их добиться, приговорен к успеху. Это закон вселенной».

Правило 1-3-5

Эта техника помогает организовать рабочий день и сосредоточиться на приоритетных задачах. Согласно этому правилу, запланируйте на день девять дел:

1. Одна важная задача, которая занимает много времени;
2. Три задачи средней сложности и срочности;
3. Пять рутинных задач, не влияющих на общую результативность.

Для наглядности этот метод часто представляют в виде пирамиды: начинают с вершины — с важных задач, постепенно переходя к основанию.

«Разрезание слона на бифштексы»

«Слоны» в тайм-менеджменте — это масштабные задачи, пугающие своей сложностью и объемом. Они кажутся непреодолимыми, поэтому часто откладываются на потом.

Глеб Архангельский предлагает «разрезать слона на бифштексы», т. е. подходить к решению сложных задач пошагово — разделить их на части и выполнять запланированный объем ежедневно. Например, вместо презентации на 100 слайдов лучше планировать по 10 слайдов в день.

Метод швейцарского сыра.

Этот метод помогает преодолеть страх перед сложной задачей и начать движение к цели. В отличие от «бифштексов», где работа идет по плану, «дырочки» в «сыре» делаются произвольно. Можно начинать с самых простых или интересных частей задачи. Постепенно, одна «дырочка» за другой, задача решается полностью.

Метод Pomodoro (Помидора)

Метод разработан Франческо Чирилло, который использовал кухонный таймер в форме помидора для отсчета времени.

Суть метода:

• Работу разбивают на интервалы по 25 минут («помидоры») с 5-минутными перерывами;
• После 4 «помидоров» — более длительный перерыв (15–30 минут).

Во время «помидора» важно не отвлекаться на посторонние дела.

Техника «съешь лягушку»

Марк Твен однажды заметил: «Человек, который каждое утро ест живую лягушку, весь оставшийся день наслаждается ощущением, что ничего хуже с ним сегодня уже точно не произойдет». «Лягушка» — это неприятное, но важное дело, требующее много времени и сил.

Вы можете разбить задачу на части и придумать мотивацию для ее выполнения. У кого-то может быть одна «лягушка» в день, а у кого-то — несколько. Главное, чтобы они были выполнены.

Конечно, существует множество методов, техник и систем планирования. Мы все разные. Более того, в разные периоды времени и для решения различных задач можно использовать именно то, что подходит лучше всего. Методы можно комбинировать, сочетать и даже изобретать свои.

Но есть одна универсальная истина: невозможно найти время на все, но можно и нужно находить его на главное. Ответить на вопрос «А что сейчас главное в моей жизни?» бывает совсем непросто. Начать можно с честного разговора с самим собой, который часто помогает увидеть ситуацию в совершенно ином свете.

Как «поговорить с собой» на чистоту? Здесь можно использовать метод самокоучинга — задавать себе вопросы и честно на них отвечать. Вот несколько моментов, которые помогут внести в вашу жизнь здоровую и красивую упорядоченность:

• Моя ли это цель? Часто людей привлекают цели, которые «модно» ставить: например, рост дохода, открытие своего бизнеса, жизнь под пальмами и т. д. Или это могут быть цели, которые «заложили» в вас другие люди (семья, партнеры, общество). Здесь важно задать себе вопрос: «Для чего это именно мне?» Посмотрите, действительно ли вам это нужно. Возможно, есть более подходящие способы достичь желаемого.
• Как выглядит успех? Иногда цель вдохновляет нас, но по пути мы теряем мотивацию. Важно заранее определить, как будет выглядеть успех в достижении вашей цели. Спросите себя: «Как я пойму, что справился с задачей?»
• Почему я еще не достиг цели? Это вопрос, на который стоит ответить искренне. Записывайте ответы на лист бумаги или диктуйте их на диктофон. Главное — фиксируйте первое, что приходит на ум, без фильтров и прикрас. Потом посмотрите на список своих ограничений, который у вас получился.

Эти простые шаги помогут понять, на что стоит направить свое время и силы, а также позволят обрести ясность в движении к вашим целям.